Arcade Support
Arcade jobs
Machinebouw

De documentatie reist mee met de machine

LVD bouwt plaatbewerkingsmachines en levert ze wereldwijd. Het productie proces voor de bouw loopt enkele maanden; de machine draait twintig jaar of langer. Alles wat tijdens de bouw is vastgelegd — keuringsdossiers, handleidingen, kwaliteitsmetingen, as-built tekeningen — moet die hele levensduur terugvindbaar blijven, ook lang nadat het projectteam uiteen is. Arcade automatiseerde het projectdossier en de overgang naar servicedossier.

KLANT

LVD

SECTOR

Machinebouw

OPLOSSING

Machinedocumentatie in SharePoint

SAMENWERKING

Sinds 2023, doorlopend
Onder de motorkap
SharePoint Online
Azure Automation
PnP PowerShell
Microsoft Graph
Azure Blob Storage
Managed Metadata
Azure DevOps Pipelines
De uitdaging

Het project eindigt. De machine begint pas.

Zolang een machine gebouwd wordt, leeft de documentatie in het projectdossier. Zodra ze vertrekt, verandert de vraag: niet meer “wat moeten we nog maken”, maar “hoe is dit exemplaar precies gebouwd”. Twee verschillende vragen, met twee verschillende groepen mensen — en tot dan één dossier.
  • Documenten stonden lokaal, verspreid, in meerdere versiesUit LVD’s eigen procesdocumentatie: generieke documenten stonden lokaal op meerdere locaties, in meerdere versies, en het was moeilijk om de laatste versie terug te vinden.
  • Een afgesloten project mag niet meer wijzigenEen as-builtdossier is een vaststelling, geen werkdocument. Zonder harde afsluiting blijft het jaren later nog aanpasbaar — en dan is het geen bewijs meer.
  • Elke vestiging heeft haar eigen scopeLVD werkt met vestigingen wereldwijd. Niet elke vestiging hoort alles te zien, en dat handmatig per site regelen schaalt niet.
  • Terugvinden vraagt structuur, geen zoekvenster“Ergens in SharePoint” is geen antwoord als iemand het keuringsdossier van één specifiek machinetype nodig heeft. Documenten moeten geclassificeerd zijn, niet alleen opgeslagen.
De aanpak

Twee dossiers per machine, met een automatische overdracht ertussen

Een projectsite voor de bouw, een servicesite voor het leven erna. Bij oplevering verhuist de documentatie automatisch, en het projectdossier gaat op slot.
Een projectsite voor de bouw
Bij de start van een project wordt automatisch een projectsite aangemaakt met een vaste bibliotheekstructuur, aangesloten op de projecthub. Iedereen die aan de machine werkt, werkt daar.
Een servicesite na oplevering
Zodra de machine het servicetraject in gaat, wordt een servicesite aangemaakt met haar eigen bibliotheken: administratie, montage, indienststelling, engineering, transport en service.
De overdracht gebeurt vanzelf
Transport- en indienststellingsdossiers worden gekopieerd, en de snelkoppelingen op de projecthomepage worden herschreven zodat ze voortaan naar de servicesite wijzen. Wie de oude weg neemt, komt op de nieuwe plek uit.
Het projectdossier gaat op slot
Na de finale as-builtkopie — CE-documenten, handleidingen, checklists, kwaliteitsmetingen — wordt de projectsite volledig read-only. Vanaf dat moment is ze historisch bewijs, geen werkmap.
Rechten uit één centrale matrix
Een Security Matrix bepaalt per vestiging wie waar bij kan. Wijzigt de matrix, dan worden de groepen op alle lopende sites automatisch bijgewerkt — niet site per site met de hand.
Elk document weet bij welk type machine het hoort
De productclassificatie komt uit een beheerde termenlijst en wordt automatisch uitgesplitst naar groep, type en subtype. Zo is documentatie te filteren per machinelijn in plaats van te doorzoeken.
Het resultaat

Eén plek per machine, ook over tien jaar

2
dossiers per machine, met automatische overdracht
6
vaste bibliotheken op elke servicesite
3 jaar
doorlopende ontwikkeling en uitbreiding
  • Eén adres per machine. Wie jaren later het dossier van een geleverd exemplaar nodig heeft, gaat naar één plek in plaats van naar het geheugen van wie er destijds aan werkte.
  • Het as-builtdossier blijft wat het was. Bevroren bij oplevering, niet stilletjes bijgewerkt — precies wat een keuringsdossier moet zijn.
  • Toegang schaalt mee. Een nieuwe vestiging of een gewijzigde rol wordt één aanpassing in de matrix, geen ronde langs alle sites.
  • Grote synchronisaties lopen door. Kopieer- en rechtenjobs die langer duren dan één taakvenster hervatten zichzelf automatisch, zodat een grote batch niet halverwege stilvalt.
>> Press start

Leeft uw product langer dan uw projectdossier?

Vertel ons wat er met uw documentatie gebeurt zodra een project afsluit. In een gesprek van dertig minuten weet u wat er te structureren valt.
Plan een gesprek