Privacybeleid

Versie van 16 oktober 2026

Arcade Powered Workplace BV (hierna “Arcade”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk?

Arcade Powered Workplace BV
Kapellestraat 138 bus 5, 8020 Oostkamp, België
Ondernemingsnummer BE 1034.011.981

Contactpersoon voor privacy en informatiebeveiliging:
Margot Gadeyne, Security Officer – [email protected]

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid geldt voor de persoonsgegevens van:

• bezoekers van onze website arcadegroup.be;
• klanten, prospecten en hun contactpersonen;
• gebruikers van het Arcade klantenportaal;
• leveranciers en partners;
• sollicitanten.

Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een klant (bijvoorbeeld wanneer we toegang hebben tot de Microsoft 365-omgeving van een klant om ondersteuning te leveren), dan is de klant verantwoordelijk en treden wij op als verwerker. Die verwerking regelen we in een verwerkersovereenkomst met de klant. Zie artikel 7.

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

3.1 Websitebezoekers

• Gegevens: IP-adres, datum en tijd van het bezoek, bezochte pagina’s, verwijzende website, browser en besturingssysteem.
• Doel: de website technisch laten werken en beveiligen, en het gebruik ervan analyseren om de website te verbeteren.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website (art. 6.1.f AVG). Voor analytische cookies vragen wij je toestemming (art. 6.1.a AVG), zie artikel 4.
• Bewaartermijn: serverlogs maximaal 12 maanden; analysegegevens volgens de termijnen in artikel 4.

3.2 Contactformulier en e-mail

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en de inhoud van je bericht.
• Doel: je vraag beantwoorden en opvolgen.
• Rechtsgrond: maatregelen die op jouw verzoek genomen worden voor het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) of ons gerechtvaardigd belang om op vragen te antwoorden (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: tot je vraag is afgehandeld en daarna maximaal 2 jaar, tenzij er een klantrelatie uit voortvloeit.

3.3 Klanten, prospecten en zakelijke contacten

• Gegevens: naam, functie, bedrijf, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, communicatie, offertes, contracten en facturatiegegevens.
• Doel: offertes opmaken, overeenkomsten sluiten en uitvoeren, facturatie, klantenbeheer en het onderhouden van de zakelijke relatie.
• Rechtsgrond: de uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG), een wettelijke verplichting zoals de boekhoudwetgeving (art. 6.1.c AVG) en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke relaties te onderhouden (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: zolang de zakelijke relatie loopt en daarna maximaal 5 jaar. Boekhoudkundige stukken, zoals facturen, bewaren wij 10 jaar, zoals de wet voorschrijft.

3.4 Gebruikers van het klantenportaal

• Gegevens: naam, zakelijk e-mailadres, functie, de tickets die je indient en de communicatie daarover, en loggegevens van het gebruik van het portaal.
• Doel: supportaanvragen registreren, behandelen en opvolgen.
• Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst met jouw werkgever (art. 6.1.b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om die overeenkomst correct uit te voeren (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: zolang de supportovereenkomst loopt en daarna maximaal 2 jaar.

3.5 Nieuwsbrief en events

• Gegevens: naam, e-mailadres, bedrijf en je inschrijvingen.
• Doel: je informeren over onze diensten, nieuws en events.
• Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG) of, voor bestaande klanten, ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). Je kan je op elk moment uitschrijven via de link in elke e-mail.
• Bewaartermijn: tot je je uitschrijft.

3.6 Sollicitanten

• Gegevens: de gegevens in je cv, motivatiebrief en sollicitatiegesprekken.
• Doel: je sollicitatie beoordelen en de selectieprocedure voeren.
• Rechtsgrond: maatregelen op jouw verzoek voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Bewaartermijn: wordt je niet aangeworven, dan verwijderen wij je gegevens 2 maanden na het einde van de procedure. Met je toestemming bewaren wij ze maximaal 1 jaar voor toekomstige vacatures. Word je aangeworven, dan worden je gegevens opgenomen in je personeelsdossier.

4. Cookies en webstatistieken

Onze website gebruikt:

• Noodzakelijke cookies, die de website laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies en webstatistieken van Google Analytics (Google Ireland Limited), Jetpack Stats (Automattic Inc.) en Gauges. Daarmee meten wij hoe de website gebruikt wordt. Deze cookies plaatsen wij alleen met je toestemming, die je geeft of weigert via de cookiebanner. Je kan je keuze op elk moment wijzigen.

Daarnaast laadt onze website lettertypes via Google Fonts. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe lang ze bewaard blijven, vind je in ons cookiebeleid.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens nooit. Wij delen ze alleen met:

• dienstverleners die ons helpen onze diensten te leveren, zoals Microsoft (Microsoft 365, Dynamics 365 Customer Service en Azure DevOps, met gegevens in de EER), de hostingpartner en het webbureau van onze website, en de leveranciers van webstatistieken uit artikel 4. Met deze dienstverleners hebben wij afspraken gemaakt die de bescherming van je gegevens waarborgen;
• onze boekhouder en adviseurs, voor zover nodig voor hun opdracht;
• overheidsinstanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners, zoals Google en Automattic, kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Wij laten zo’n doorgifte alleen toe als er een passende waarborg bestaat in de zin van hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Verwerking in opdracht van klanten

Bij support, beheer en projecten krijgen wij soms toegang tot persoonsgegevens in de omgevingen van onze klanten. In dat geval treden wij op als verwerker en verwerken wij die gegevens uitsluitend op instructie van de klant. Wij leggen de afspraken daarover vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. Daarin verbinden wij ons onder meer tot:

• verwerking uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van de klant;
• geheimhouding door iedereen die toegang heeft tot de gegevens;
• passende beveiligingsmaatregelen (zie artikel 9);
• het gebruik van subverwerkers alleen na voorafgaande kennisgeving aan de klant; bij het ingaan van dit privacybeleid is Microsoft de enige subverwerker, met gegevens in de EER;
• melding van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de klant, zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname;
• bijstand aan de klant bij verzoeken van betrokkenen en bij de verplichtingen uit artikel 32 tot 36 AVG;
• verwijdering of teruggave van de gegevens binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst.

De verwerkersovereenkomst met de klant gaat voor op dit artikel.

8. Vertrouwelijkheid

Al onze medewerkers en onderaannemers zijn gebonden aan een geheimhoudingsverplichting. Informatie die wij van klanten ontvangen, zoals gegevens, documenten, processen en toegangen tot omgevingen, behandelen wij strikt vertrouwelijk en gebruiken wij alleen voor de uitvoering van onze opdracht, ook na het einde van de samenwerking.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige toegang, onder meer:

• persoonlijke accounts met meervoudige verificatie (MFA);
• toegang volgens het principe van minimale rechten;
• versleuteld transport van gegevens en beveiligde, up-to-date werkstations;
• werken in de omgeving van de klant, zonder onnodige lokale kopieën van gegevens;
• een procedure voor de behandeling en melding van beveiligingsincidenten.

Vermoed je een beveiligingsincident of een datalek waarbij Arcade betrokken is? Meld het via [email protected].

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over je verwerken (art. 15 AVG);
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren (art. 16 AVG);
• je gegevens te laten wissen (art. 17 AVG);
• de verwerking te laten beperken (art. 18 AVG);
• je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen (art. 20 AVG);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing (art. 21 AVG);
• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de verwerking vóór de intrekking onrechtmatig maakt (art. 7.3 AVG).

Je kan deze rechten uitoefenen via [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De datum bovenaan geeft aan welke versie van toepassing is. Vorige versies bezorgen wij op aanvraag.