Arcade Support
Arcade jobs
Accountancy

Elk dossier een eigen portaal, zonder dat iemand het aanmaakt

Een accountantskantoor communiceert op twee manieren tegelijk. Fiscale documenten gaan naar één klant en mogen door niemand anders gezien worden. Nieuws over een wetswijziging of een naderende deadline gaat naar álle klanten tegelijk. Finezz wilde beide op één platform, zonder dat het één het ander in gevaar brengt. Arcade bouwde het: een eigen afgeschermd portaal per klant, en één nieuwskanaal dat ze allemaal bereikt.

KLANT

Finezz

SECTOR

Accountancy

OPLOSSING

Automatische klantportalen

SAMENWERKING

Doorlopend beheer
Onder de motorkap
SharePoint Online
Azure Automation
PnP PowerShell
Azure Blob Storage
Azure DevOps Pipelines
De uitdaging

Twee tegengestelde eisen op hetzelfde platform

Fiscale stukken moeten strikt afgeschermd blijven per onderneming. Nieuwsberichten moeten juist iedereen bereiken. Dezelfde externe gebruikers, twee compleet andere toegangsregels — en in een sector waar vertrouwelijkheid de dienst zélf is, is één rechtenfout er één te veel.
  • Handmatig aanmaken schaalt niet, en vergist zichSite aanmaken, template toepassen, groepen leegmaken, rechten zetten, de juiste contactpersoon erop krijgen — elke stap een kans op een vergetelheid die niemand opmerkt.
  • Standaardinstellingen zijn te gulEen SharePoint-site die je zomaar aanmaakt, komt met groepen voor leden en bezoekers die je bij een klantomgeving juist niet wil hebben.
  • Elke nieuwe omgeving brengt een Teams-groep meeStandaard hangt aan elke nieuwe site een Microsoft 365-groep met een postvak en een Teams-kanaal. Voor honderden klantomgevingen is dat rommel die niemand besteld heeft.
  • Nieuws naar iedereen sturen is het omgekeerde probleemFiscale documenten gaan naar precies één klant. Een bericht over een wetswijziging moet net iedereen bereiken. Twee tegengestelde eisen, op hetzelfde platform, met dezelfde externe gebruikers.
  • Een klant weet niet wie zijn contactpersoon isEen lege portaalpagina zegt niets. De klant moet meteen zien wie hem verder helpt en hoe hij die persoon bereikt.
De aanpak

Een dicht portaal per klant, en één open nieuwskanaal ernaast

Een runbook bewaakt de klantenlijst. Zodra een klant de juiste status krijgt, doorloopt het portaal automatisch alle stappen — en stopt zichtbaar als er iets misgaat. Een tweede automatisering zorgt dat diezelfde klanten het nieuws te zien krijgen.
Het ondernemingsnummer is de identiteit
Elk portaal wordt genoemd naar het ondernemingsnummer van de klant — hetzelfde nummer waarop het dossier in de boekhouding al loopt. Eén onbetwistbare sleutel, in plaats van een bedrijfsnaam die in elk systeem anders gespeld staat.
Bewust zonder Microsoft 365-groep
De site wordt aangemaakt zonder de standaard groep, en dus zonder postvak en Teams-kanaal. Wat je niet aanmaakt, hoef je later niet op te ruimen of te beveiligen.
Rechten dicht, standaard
Alleen de eigenaarsgroep blijft over; de groepen voor leden en bezoekers worden actief leeggemaakt. Toegang is iets dat je toevoegt, niet iets dat je vergeet weg te halen.
De juiste mensen staan er meteen op
De dossierbeheerder uit het klantrecord verschijnt automatisch op de homepage, onder de vraag "wie kan mij helpen?", samen met een link om rechtstreeks een gesprek in te plannen.
Eén nieuwsbericht bereikt alle klanten
Een aparte automatisering verzamelt de externe gebruikers van álle klantportalen in de leesgroep van de nieuwshub. Finezz publiceert een artikel één keer — over een wetswijziging, een deadline, een nieuwe dienst — en elke klant ziet het, zonder mailinglijst en zonder dat iemand per portaal rechten moet toekennen.
Een fout blijft zichtbaar staan
Elke stap wordt apart afgehandeld. Loopt er één mis, dan blijft het klantrecord op een herkenbare foutstatus staan in plaats van half afgewerkt door te lopen — zichtbaar in de lijst zelf, plus centrale logging.
Het resultaat

Privé waar het moet, gedeeld waar het kan

1
handeling start het volledige portaal
1
nieuwsbericht bereikt elke klant
0
standaardgroepen met te ruime toegang
  • Elk portaal is identiek opgezet. Dezelfde structuur, dezelfde rechten, dezelfde opbouw — of het nu de eerste of de tweehonderdste is.
  • De klant weet meteen bij wie hij moet zijn. Dossierbeheerder en afspraaklink staan er vanaf het eerste bezoek op, zonder dat iemand ze erop zet.
  • Rechten zijn een beslissing, geen restant. Doordat de standaardgroepen leeggemaakt worden, kan niemand “per ongeluk” toegang houden tot een dossier dat niet van hem is.
  • Communiceren met alle klanten kost één artikel. Geen mailinglijst die achterloopt, geen klant die een deadline mist omdat hij niet op de juiste lijst stond.
  • Wat faalt, valt op. Een mislukte stap laat het klantrecord op een foutstatus achter, meteen zichtbaar voor wie de lijst beheert.
>> Press start

Deelt u documenten met klanten die elkaar niet mogen zien?

Vertel ons hoe uw klanten vandaag documenten bij u krijgen, en hoe u ze allemaal tegelijk bereikt. In een gesprek van dertig minuten weet u wat daarvan automatisch kan.
Plan een gesprek