Arcade Support
Arcade jobs
Textielverzorging

Bestellen, leveren en factureren over twee landen heen

CleanLease verzorgt het textiel van ziekenhuizen, zorginstellingen, hotels, vakantieparken en recreatiebedrijven in België en Nederland. Elke organisatie bestelt anders, levert anders aan en factureert anders — de ene via een inkoopplatform, de andere via een eigen bestandsformaat, een derde via het e-facturatienetwerk. Arcade bouwde en beheert de laag die dat allemaal opvangt, plus het bestelportaal waarmee medewerkers zelf bestellen.

KLANT

CleanLease

SECTOR

Textielverzorging

OPLOSSING

Integratielaag + bestelportaal

SAMENWERKING

Sinds 2023, doorlopend
Onder de motorkap
Azure Functions
Azure Logic Apps
Azure Blob Storage
Azure SQL
Application Insights
Azure DevOps Pipelines
ASP.NET Core
Entity Framework Core
Oracle
Peppol
Dataverse
SFTP
De uitdaging

Elke organisatie bestelt op haar eigen manier — en dat blijft zo

Organisaties die beroep doen op textielleverancier CleanLease hanteren vaak een eigen bestelproces, afgestemd op hun bezetting en specifieke behoeften. Deze behoeften kunnen dagelijks veranderen. Daarnaast werken zij met verschillende softwareplatformen, die elk op een consistente manier moeten worden verwerkt.
  • Elke klant een eigen formaatDe ene stuurt CSV, de andere XML, een derde loopt via een inkoopplatform met zijn eigen berichtenset. Allemaal moeten ze in hetzelfde ERP belanden.
  • Twee landen, twee facturatieregimesBelgië en Nederland hebben elk hun eigen e-facturatieverplichtingen, hun eigen btw-uitzonderingen en hun eigen ERP-omgeving. Eén generieke oplossing bestaat niet.
  • Een gemiste bestelling is een lege linnenkarTextiel is geen kantoormateriaal. Als een bestelling niet doorkomt en niemand merkt het, staat een afdeling of een locatie zonder.
De aanpak

Eén integratielaag voor wie koppelt, één portaal voor wie dat niet doet

Twee toepassingen die hetzelfde ERP als waarheid gebruiken: een onbemande integratielaag voor het bestandsverkeer, en een webportaal voor de klanten die liever zelf bestellen.
Eén vaste route per koppeling
Elke koppeling doorloopt dezelfde vier stappen: ophalen, omzetten, afleveren, loggen. Wat verschilt is alleen de vertaling — de rest van de route is voor elke klant identiek.
Een audittrail los van de technische logs
Elk verwerkt bestand krijgt een eigen regel in een aparte databank: klantnummer, stap, bronbestand, doelbestand, koppeling, tijdstip. Bij een vraag over een bestelling van vorige maand is dat de plaats om te kijken — geen technische logfiles nodig.
Elke fout stuurt zelf een mail
Faalt een koppeling, dan vertrekt automatisch een foutmelding met de naam van de koppeling, het land en de volledige technische details. Niemand hoeft een dashboard in de gaten te houden om te weten dat er iets misging.
Eén land dat hapert, blokkeert het andere niet
De Belgische en Nederlandse ERP-omgevingen worden apart bevraagd en apart afgehandeld. Ligt de ene er even niet bereikbaar, dan loopt de andere gewoon door.
Half doorgevoerde bestellingen bestaan niet
Lukt het versturen van een bestelling naar het inkoopplatform niet, dan wordt de zojuist aangemaakte bestelling weer teruggedraaid vóór de foutmelding vertrekt. Geen spookbestellingen in het systeem.
Een bestelportaal voor wie zelf bestelt
Medewerkers bestellen via een begeleide wizard. Rolgebaseerde toegang bepaalt precies welke locaties en welke gegevens iemand ziet
Het resultaat

Een platform dat al drie jaar meedraait en blijft uitbreiden

37
koppelpunten tussen ERP, klanten en platformen
2
anden met elk hun eigen e-facturatie
3 jaar
onafgebroken in productie, doorlopend uitgebreid
5
maximale wachttijd op een binnenkomende bestelling
  • Een nieuwe klant hoeft niets te veranderen. Een nieuwe organisatie met een eigen bestandsformaat wordt een nieuwe koppeling op dezelfde vaste route — de bestaande blijven ongemoeid.
  • Een vraag over een bestelling is in één opzoeking beantwoord. De audittrail toont per klant wat wanneer binnenkwam, wat ervan gemaakt is en waar het naartoe ging.
  • Wat misgaat blijft staan. Bestanden die niet verwerkt raken, worden apart gezet voor nazicht in plaats van weggegooid, en de volgende cyclus probeert het vanzelf opnieuw.
  • Naar productie gaat nooit per ongeluk. Elke productie-uitrol staat achter een expliciete goedkeuringsstap — een bewuste handeling, geen automatisme.
>> Press start

Past elke klant zijn eigen manier van bestellen toe?

Vertel ons hoe uw klanten vandaag bij u binnenkomen. In een gesprek van dertig minuten weet u wat er te automatiseren valt.
Plan een gesprek