Engineering

Jaren projectdossiers verhuisd zonder er één te verliezen

Engicon voert grote constructieprojecten uit, met een documentatielast die daarbij hoort: keuringsdossiers, lasboeken, kwaliteitsmetingen, klantcorrespondentie. Al dat materiaal stond in een eigen SharePoint-omgeving op eigen servers, met per project een aparte site en een mappenstructuur die jarenlang organisch was gegroeid. De verhuizing naar SharePoint Online was daarom geen kopieeropdracht.

KLANT

Engicon

SECTOR

Engineering

OPLOSSING

Migratie + projectautomatisering

SAMENWERKING

Migratie 2025, beheer doorlopend

Onder de motorkap

SharePoint Online

SharePoint on-premises

Azure Automation

PnP PowerShell

ShareGate

Microsoft Graph

Azure Blob Storage

Power Apps

Azure DevOps Pipelines

De uitdaging

Een gegroeide structuur laat zich niet één op één kopiëren

De oude omgeving had jarenlang gedaan wat er van haar gevraagd werd, en droeg daar de sporen van: mapnamen die ooit logisch waren, indelingen die per project verschilden, en documenten die in de loop der jaren op plaatsen belandden waar niemand ze zou zoeken.

Kopiëren zou het probleem meeverhuizenDe rommel van vijftien jaar overzetten naar een nieuw platform levert een nieuw platform met vijftien jaar rommel op. De structuur moest mee veranderen.
Lopende en afgesloten projecten zijn niet hetzelfdeEen project dat nog draait heeft een andere indeling en andere noden dan een afgesloten dossier. Eén enkele omzetregel zou voor de helft van de projecten fout uitkomen.
Wat niet in het schema past, mag niet verdwijnenEen omzettabel dekt wat je kent. Het gevaar zit in de mappen die niemand meer kon plaatsen — precies die verdwijnen bij een migratie het makkelijkst, en precies die mist iemand twee jaar later.
Achteraf moet aantoonbaar zijn wat er gebeurd isBij een dossier met keurings- en kwaliteitsdocumenten volstaat “het is overgezet” niet. Je moet per project kunnen tonen wat er verplaatst is en wat er misging.

De aanpak

Project per project, met een vangnet voor alles wat niet paste

Geen big bang. Elk project doorloopt zijn eigen migratie, met zijn eigen omzetschema, zijn eigen controle en zijn eigen logboek — en de nieuwe projecten worden voortaan automatisch aangemaakt.

Een omzetschema in plaats van een kopie

Een uitgewerkt mappingschema bepaalt welke oude map in welke nieuwe bibliotheek terechtkomt. De verhuizing is meteen de herstructurering — je doet het maar één keer.

Een aparte behandeling per projecttype

Het script kijkt eerst hoe een project op de oude omgeving was opgebouwd en of het nog loopt of afgesloten is, en kiest op basis daarvan het juiste omzetschema.

Een tweede ronde voor de weesmappen

Na de geplande kopie loopt een aparte controle door de volledige oude structuur en haalt op wat het schema niet dekte. Wat dan nog steeds nergens thuishoort, wordt uitdrukkelijk gelogd als weesmateriaal — niet stilzwijgend achtergelaten.

Het bewijs verhuist mee

Elk project krijgt zijn eigen logboek en foutenlogboek, en die worden na afloop in de nieuwe SharePoint-omgeving zelf bewaard. De verantwoording zit dus in het dossier, niet op de laptop van wie de migratie draaide.

Een haperende verbinding stopt niets

Verliest de verbinding met de oude omgeving het halverwege — wat gebeurde — dan herstelt het script ze en gaat verder waar het gebleven was, met de fout genoteerd. Een project dat toch vastloopt, blijft op een herkenbare foutstatus staan voor nazicht.

Nieuwe projecten komen er automatisch bij

Sinds de migratie wordt elk nieuw project automatisch opgezet: twaalf vaste bibliotheken, een rechtenschema met vier niveaus tot op mapniveau, de projectrollen ingevuld op de teampagina, en de projectapp klaar voor gebruik.

Het resultaat

Eén structuur, voor alles wat was en alles wat komt

vaste bibliotheken op elk projectdossier

rechtenniveaus, tot op mapniveau

Elk project ziet er hetzelfde uit. Een dossier van vorig jaar en een dossier van vandaag hebben dezelfde indeling — wie van het ene naar het andere gaat, hoeft niet opnieuw te zoeken.
De migratie is aantoonbaar. Per project ligt vast wat er verplaatst is, wat er niet paste en wat er misging — bewaard in het dossier zelf.
Geen eigen servers meer te onderhouden voor de projectdocumentatie, en overal bereikbaar zonder omweg.
De structuur blijft nu vanzelf staan. Nieuwe projecten worden automatisch volgens hetzelfde model opgezet, dus de indeling kan niet opnieuw uit elkaar groeien.

>> Press start

Staat uw projectarchief nog op uw eigen servers?

Vertel ons hoe uw projectdossiers vandaag opgebouwd zijn. In een gesprek van dertig minuten weet u wat een verhuizing zou betekenen — en wat u er meteen aan kunt opruimen.