Arcade Support
Arcade jobs
Energietechniek

Centraal beheer van project- en kwaliteitsdocumenten

Vyncke bouwt energie-installaties en levert ze wereldwijd. Dat betekent dat de mensen die de documentatie het hardst nodig hebben zelden op het hoofdkwartier zitten: ze staan op een werf, in een ander land, in een andere tijdzone. Bovendien draait het bij Vyncke niet alleen om projectdocumenten — ook de kwaliteitsdocumenten moeten beheerd, goedgekeurd en terugvindbaar zijn. Arcade bracht beide samen in één omgeving, aangestuurd vanuit het ERP.

KLANT

Vyncke

SECTOR

Energietechniek

OPLOSSING

Project- én kwaliteitsdocumenten

SAMENWERKING

Wereldwijd
Onder de motorkap
SharePoint Online
Azure Automation
PnP PowerShell
ERP-koppeling
Goedkeuringsstromen
De uitdaging

De mensen die het dossier nodig hebben, zitten niet op kantoor

Een installatie wordt niet opgebouwd waar ze ontworpen is. Wie ter plaatse staat, moet bij exact dezelfde documenten kunnen als de collega’s op het hoofdkwartier — en moet zeker weten dat het de juiste versie is.
  • Projectdata verspreid over meerdere plekken Zolang informatie op verschillende locaties leeft, is “waar staat het” een vraag die elke keer opnieuw gesteld wordt — en op een werf aan de andere kant van de wereld kost dat meer dan tijd.
  • Kwaliteitsdocumenten volgen een andere logica dan projectdocumenten Een kwaliteitsdocument heeft een goedkeuring, een geldigheidsduur en een versiegeschiedenis nodig. Dat is een ander regime dan een projectmap — maar het hoort wel in dezelfde omgeving.
  • Handmatig projectsites opzetten houdt geen tempo Elk nieuw project een omgeving geven, met de juiste structuur en de juiste rechten, is werk dat zich herhaalt — en dus werk dat misloopt zodra het druk wordt.
  • Het ERP weet al dat er een project is Een project bestaat in de administratie voordat het een documentomgeving heeft. Die kennis lag er dus al klaar om gebruikt te worden.
De aanpak

Het ERP maakt het project aan, SharePoint maakt het dossier

Eén omgeving voor beide documentsoorten, met de aanmaak volledig geautomatiseerd vanuit het systeem waar het project toch al in staat.
Projectsites komen uit het ERP
Een nieuw project in het ERP leidt automatisch tot een projectsite met de juiste structuur. Niemand hoeft een omgeving aan te vragen of aan te maken, en er bestaat geen project zonder dossier.
Dezelfde structuur voor elk project
Elk dossier wordt vanuit hetzelfde sjabloon opgezet. Wie van het ene project naar het andere gaat, hoeft niet opnieuw uit te zoeken waar iets staat.
Kwaliteitsdocumenten in dezelfde omgeving
Naast de projectdocumentatie beheert Vyncke ook de kwaliteitsdocumenten op hetzelfde platform, met goedkeuring en versiebeheer — geen tweede systeem dat apart onderhouden moet worden.
Bereikbaar van waar dan ook
Omdat alles in SharePoint Online staat, werkt de collega op de werf met exact dezelfde omgeving als de collega op het hoofdkwartier — zonder VPN of omweg.
Rechten horen bij het dossier
De toegang wordt bij de aanmaak meteen goed gezet, in plaats van achteraf per site rechtgetrokken. Wie erbij hoort, kan erbij; wie niet, niet.
Eén versie is de versie
Doordat het dossier de enige plaats is waar het document staat, verdwijnt de vraag of iemand met een oudere kopie werkt.
Het resultaat

Eén plek, wereldwijd, zonder handwerk

1
centraal punt voor alle projectdata
2
documentsoorten in dezelfde omgeving
0
handmatige stappen om een dossier te openen
  • De werf werkt met hetzelfde dossier als het kantoor. Geen kopieën, geen verschillen tussen wat de ene en de andere ziet.
  • Een nieuw project heeft meteen een dossier. Aanmaken gebeurt vanuit het ERP, dus er is geen moment waarop het project bestaat en de omgeving nog niet.
  • Kwaliteit en projecten leven niet apart. Eén platform voor beide betekent één plek om te beheren en één plek om te zoeken.
  • Groei kost geen extra handwerk. Meer projecten betekent meer dossiers, niet meer werk om ze op te zetten.
“Mensen hebben één centraal punt waar alle projectdata te vinden en beschikbaar is wereldwijd, erg belangrijk voor onze field Vynckeneers. De creatie van de projectsites loopt volledig automatisch door de koppeling met ons ERP-systeem”
Vyncke
>> Press start

Staan uw mensen op locatie en uw documenten op kantoor?

Vertel ons waar uw projectdocumentatie vandaag leeft. In een gesprek van dertig minuten weet u wat er te centraliseren valt.
Plan een gesprek